Hinweisansicht

Korrespondenz und Kommentare

Dieser Bereich zeigt alle Angaben und Dokumente die durch die hinweisgebende Person im Formular für Hinweisgebende gemacht und abgegeben wurden.

Notizen bzw. Nachrichten die Hinweisgebende in der Korrespondenzansicht für Hinweisgebende nachträglich hinzufügen, können Sie hier ebenfalls einsehen. Interne Notizen, Protokolleinträge und Systemmeldungen sind mit einem orangenen Rahmen umrandet und für Hinweisgebende nicht sichtbar.
Von wem ein Kommentar in der Korrespondenz erstellt wurde, kennzeichnet sich unterhalb des Kommentars als Intern oder Nachricht von/an Hinweisgeber:in.

In der Ansicht werden Ihnen vorab nur die neusten Korrespondenzen und Kommentare angezeigt. Über die Funktion Alles einblenden blenden Sie alle weiteren Einträge zum Hinweis ein.

Sie haben zudem die Möglichkeit die Korrespondenz entsprechend zu filtern. Folgende Auswahl steht Ihnen zur Verfügung:

• Alle
• Korrespondenz
• Interne Kommentare
• Berichte
• Informationen & Anwendungsgebiete

Notizen/Kommentare hinzufügen

Im unteren Bereich der Hinweisansicht können Sie neue Notizen und Nachrichten zum Hinweis hinzufügen.

Sie haben hierbei die Auswahl, eine interne Notiz zu hinterlegen (Standard) oder direkt eine Nachricht an die hinweisgebende Person zu richten.
Betätigen Sie die Schaltfläche unterhalb des Profilbilds um von interner Notiz auf Nachricht an die hinweisgebende Person umzuschalten.
Ein roter Brief bedeutet Sie fügen eine Nachricht für den/die Hinweisgeber:in hinzu. Ein orangenes Schloss bedeutet Sie fügen eine interne Notiz hinzu.

Möchten Sie eine Datei an eine interne Notiz oder die Korrespondenz mit der hinweisgebenden Person anhängen, ziehen Sie diese mithilfe von Drag & Drop in das dafür vorgesehene Feld oder klicken Sie auf Dateien hochladen.

Mit Klick auf Speichern wird die Notiz, Nachricht und/oder Datei(en) gespeichert. Im falle einer Nachricht an die hinweisgebende Person, erhält diese nun eine E-Mail-Benachrichtigung über die neue Nachricht, wenn sie eine E-Mail-Adresse hierfür hinterlegt hat.

Beschreibung

In diesem Abschnitt können Sie den Hinweis umfänglich beschreiben.

• Allgemeine Beschreibung
• Beschreibung der Ursache
• Beschreibung der Kenntnisnahme
• Wer war beteiligt?
• Wo ist es passiert?
• Beschreibung der wahrscheinlichen Folgen
• Wurden andere Behörden oder die Polizei informiert

Manche Angaben wurden bereits durch die hinweisgebende Person bei Abgabe des Hinweises gemacht. Diese sind in den Textfeldern hinterlegt.

Ihre Angaben werden nur durch betätigen des Speichern Buttons oben rechts übernommen.

Risiken

Mit Klick auf Risiko hinzufügen können Sie ein den Hinweis betreffendes Risiko erfassen. Machen Sie Angaben zur Bezeichnung, Beschreibung und (möglichen) Schäden durch das Risiko. Abschließend können Sie das Risiko nach der Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere der Auswirkung bewerten. Die Einschätzung kann von Wesentlich, Maximal, über Vernachlässigbar bis Begrenzt erfolgen.

Maßnahmen

Mit Klick auf Maßnahme hinzufügen können Sie eine den Hinweis betreffende Maßnahme erfassen. Machen Sie Angaben zur Bezeichnung, Beschreibung und Zuständigkeit für die Umsetzung der Maßnahme. Machen Sie zudem Angaben zur Planung der Umsetzung bis zu welchem Zeitpunkt und vergeben Sie einen Status der Umsetzung. Sie haben die Auswahl zwischen Neu, In Bearbeitung, Nicht umgesetzt und Erledigt.

Informationen

In diesem Bereich können Sie nützliche Informationen zum Hinweis einsehen und ändern.

Bezeichnung

Hinweise erhalten vom System automatisch die Bezeichnung Hinweis + Hinweis-ID. Ändern Sie auf Wunsch die Bezeichnung im dafür vorgesehenen Feld. Die Änderung wird Ihnen im Bereich Korrespondenz und Kommentare angezeigt.

Frist

Legen Sie die Frist für die Bearbeitung des Hinweises fest. Sollte die Frist in weniger als 14 Tagen verstreichen, wird der Hinweis im Dashboard entsprechend angezeigt. Als Bearbeiter:in des Hinweises erhalten Sie 3 Tage vor Ablauf der Frist eine Erinnerung per E-Mail. Diese E-Mail wird nur ausgelöst, sofern eine Person als Bearbeiter:in des Hinweises hinterlegt wurde.

Wiedervorlage

Wiedervorlagen dienen Ihnen dabei, Hinweise in regelmäßigen und konstanten Zeitintervallen erneut zu begutachten. Nutzen Sie die Wiedervorlagen, um die Bearbeitung der Hinweise bis zu einem bestimmten Datum zu terminieren.
Als Bearbeiter:in des Hinweises erhalten Sie bei Ablauf der Frist eine Erinnerung per E-Mail. Diese E-Mail wird nur ausgelöst, sofern eine Person als Bearbeiter:in des Hinweises hinterlegt wurde.

Priorität

Zur Priorisierung Ihrer Hinweise, stehen Ihnen vier Prioritätsstufen zur Auswahl:

• Gering (ein blauer Pfeil nach unten)
• Normal (ein schwarzes Gleichheitszeichen)
• Hoch (ein orangener Pfeil nach oben)
• Sehr Hoch (zwei rote Pfeile nach oben)

Die Priorität eines Hinweises wird Ihnen im Dashboard sowie in der Übersicht der Hinweise am linken Rand eines Hinweises angezeigt.

Status

Um den Bearbeitungsstand eines Hinweises zu reflektieren, stehen Ihnen fünf Status zur Verfügung:

• Neu
• In Bearbeitung
• Geschlossen
• Abgelehnt
• Archiviert

In der Korrespondenz wird Ihnen der Status beispielhaft wie folgt angezeigt:

Status von 'Neu' zu 'In Bearbeitung' geändert

Hinweis-ID

Die Hinweis-ID erhalten Hinweisgebende im letzten Schritt der Abgabe eines Hinweises im Meldeformular für Hinweisgebende. Durch Sie manuell erstellte Hinweise erhalten ebenfalls eine Hinweis-ID.
Jede Hinweis-ID ist eindeutig und dient Ihnen so auch als eine Art Aktenzeichen.

Organisation

Die dem Hinweis zugeordnete Organisation wird Ihnen als Bearbeiter:in angezeigt.
Die Zuordnung zu einer Organisation entsteht durch das entsprechende Meldeformular oder bei der manuellen Erfassung eines neuen Hinweises und der einhergehenden Zuteilung zu einer Organisation durch den/die Sachbearbeiter:in oder Ombudsperson.

Bearbeiter:in

Dem Hinweis kann hier eine verantwortliche Person als Bearbeiter:in zugeteilt werden, diese erhält per E-Mail eine Information darüber, dass Sie als Bearbeiter:in für den Hinweis eingetragen wurde und wird z. B. über neue Korrespondenz, Wiedervorlagen und Fristen per E-Mail informiert.

Die dem Hinweis zugeteilte Bearbeiter:in wird Ihnen im Dashboard sowie in der Übersicht der Hinweise am linken Rand eines Hinweises angezeigt.

Benutzer:innen

Verschaffen Sie sich auch einen Überblick über die Benutzer:innen die dem Hinweis zugeteilt sind oder mit der Bearbeitung in Verbindung stehen.

Ihnen werden Icons mit den Initialen der Benutzer:innen angezeigt, welche Ihnen farblich kennzeichnen, ob es sich um eine Ombudsperson (grün) oder eine Sachbearbeiter:in (orange) handelt. Wenn Sie mit der Maus über das Wort Benutzer:innen fahren, erscheint der Bearbeiten Button. Mit Klick auf diesen gelangen Sie in ein Pop-up Fenster. Hier können Sie nun weitere Sachbearbeiter:innen hinzufügen oder auch entfernen.
In der Übersicht können Sie Vorname, Nachname und E-Mail der Sachbearbeiter:innen einsehen. Über den Button Entfernen können Sie Sachbearbeiter:innen auch wieder entfernen.
Weitere Sachbearbeiter:innen können unter Benutzer:in auswählen aus dem Drop-Down-Menü hinzugefügt werden.

Durch Betätigen des Button Hinzufügen schließen Sie die Bearbeitung der Sachbearbeiter:innen ab.

Anwendungsbereich

Auf der rechten Seite der Hinweisansicht finden Sie unterhalb der Informationen-Box den Anwendungsbereich zum Hinweis.

Dieser kann, sofern Sie den Hinweisgebenden eine Vorauswahl im Formular für Hinweisgebende eingestellt haben, durch diese erfolgt sein.

Sie können den Anwendungsbereich ändern, indem Sie auf den Bleistift Button daneben klicken. Anschließend gelangen Sie in ein Pop-up Fenster zur Bearbeitung.

Nun können Sie den Anwendungsbereich ändern. Abschließend müssen Sie die Checkbox Ich bestätige die Änderung des Anwendungsbereichs aktivieren. Durch Betätigen des Button Speichern wird der Anwendungsbereich geändert.
Bitte beachten Sie, dass durch die Änderung die zuvor gesetzten Schritte im Anwendungsbereich verloren gehen.

In der Hinweisansicht werden Ihnen zum gesetzten Anwendungsbereich die zugehörigen abzuarbeitenden Schritte angezeigt.
Diese Schritte können in den Einstellungen im entsprechenden Anwendungsbereich angepasst werden.
Sofern Sie einen Schritt abgearbeitet haben, können Sie durch Klick auf den kreisförmigen, grauen Haken den Bearbeitungsstand auf grün (erledigt) setzen. Wann die Bearbeitung stattgefunden hat, wird am rechten Rand des jeweiligen Schritts mittels Datum der Bearbeitung vermerkt. Die Beschreibung zu einem Schritt können Sie über Beschreibung anzeigen/ausblenden öffnen und wieder schließen.

Im Dashboard oder auch der Übersicht zu den Hinweisen wird der nächste Schritt entsprechend angezeigt.
Eine interne Notiz über die Erledigung des Schrittes wird automatisch erzeugt. Hinweisgebende Personen erhalten somit keine Auskunft darüber.

Verknüpfte Hinweise

Auf der rechten Seite der Hinweisansicht finden Sie unterhalb der Anwendungsbereiche die Verknüpften Hinweise. Über den Bleistift Button steigen Sie in die Bearbeitung ein und gelangen in ein Pop-Up-Fenster. Hier können Sie die bereits verknüpften Hinweise einsehen sowie neue Verknüpfungen herstellen.

Beachten Sie, dass eine Verknüpfung nur ausschließlich innerhalb einer Organisation stattfinden kann. Zudem wird Sachbearbeiter:innen denen die Freigabe zu einem verknüpften Hinweis fehlt, ausschließlich die Hinweis-ID angezeigt.

Hinweis herunterladen

In der rechten oberen Ecke finden Sie den Herunterladen Button. Nach Klick auf diesen, stehen Ihnen drei Optionen zur Verfügung.

Bericht

Sie erhalten einen Bericht im DOCX Dateiformat mit allen relevanten Angaben zu einem Hinweis.

Aktivitäten

Alle Aktivitäten zu einem Hinweis werden Ihnen in einer PDF Datei aufgelistet.

Komplett

Sollten Sie die Korrespondenzen und internen Notizen inklusive aller anhängenden Dateien zu einem Hinweis benötigen, können Sie den Download als ZIP Datei veranlassen.

Löschung des Hinweises

Administrator:innen haben in den Status Geschlossen, Abgelehnt und _Archiviert die Option die Löschung des Hinweises auf der rechten unteren Seite zu veranlassen. Geben Sie das Datum an, zu dem der Hinweis endgültig aus dem System gelöscht werden soll.